Vad är ett affärssystem?

Ett affärssystem är en samling integrerade programvarulösningar som används för att hantera och automatisera många av de dagliga verksamhetsprocesserna inom ett företag. Det omfattar olika funktioner såsom ekonomi, kundrelationer (CRM), personalresurser (HR), lager och logistik, projektledning och mycket mer.

Affärssystem syftar till att förenkla och effektivisera företagets arbetsflöden, förbättra informationsdelning över olika avdelningar och underlätta beslutsfattande genom att tillhandahålla centraliserade och uppdaterade data.

Varför behövs ett affärssystem?

Ett affärssystem är nödvändigt för att effektivisera och standardisera företagets arbetsprocesser. Det hjälper till att minska manuella fel, öka produktiviteten och förbättra den övergripande verksamhetseffektiviteten. Genom att integrera olika företagsfunktioner, från ekonomi till lagerhantering, tillhandahåller det en enhetlig plattform för datahantering och affärsanalys. Detta leder till bättre beslutsfattande baserat på noggrann och aktuell information.

Affärssystem är också avgörande för skalning av verksamheten, då de anpassar sig till företagets växande behov och möjliggör smidig integration av nya processer och avdelningar.

Standardiserat eller skräddarsytt?

Vid valet av affärssystem står många företag inför beslutet att antingen välja en standardiserad lösning eller investera i ett skräddarsytt system. Ett standardiserat system erbjuder en färdig lösning med beprövade funktioner och snabb implementering, medan ett skräddarsytt system är utvecklat för att passa de specifika behoven och processerna hos ett visst företag.

Standardiserat

Standardiserade affärssystem är förkonfigurerade lösningar som är utformade för att möta de grundläggande behoven hos de flesta företag. De är ofta kostnadseffektiva, enklare att implementera och underhålla, och erbjuder beprövade funktioner och processer. Dessa system är idealiska för små och medelstora företag som behöver en snabb och effektiv lösning utan stora anpassningar.

Skräddarsytt

Skräddarsydda affärssystem är specialutvecklade för att passa ett företags unika processer och krav. De erbjuder högre grad av anpassning och flexibilitet jämfört med standardlösningar. Skräddarsydda affärssystem kräver dock vanligtvis mer tid och resurser för att utveckla och implementera, och kan bli dyrare i det långa loppet, men med hjälp av företag som exempelvis Cloud Connection kan man få specialister som anpassar och implementerar systemet åt en. De passar bäst för större företag eller de med specifika behov som inte kan uppfyllas av standardiserade system. Cloud Connection har också en bra artikel där de besvarar frågan ”Vad är ett affärssystem?”

Lokalt eller molnbaserat?

När man väljer ett affärssystem står man ofta inför valet mellan ett lokalt (on-premises) system och ett molnbaserat (cloud-based) system. Valet beror på flera faktorer såsom säkerhet, kostnad, tillgänglighet och skalbarhet. Lokala system är installerade och körs på företagets egna servrar och ger full kontroll över data och infrastruktur. Molnbaserade system å andra sidan, körs på leverantörens servrar och erbjuder större flexibilitet, skalbarhet och ofta lägre initiala kostnader.

Lokalt (on-prem)

Lokala affärssystem installeras och underhålls på företagets egna servrar. Detta alternativ erbjuder högsta möjliga kontroll och anpassning. Det passar företag som har specifika krav på säkerhet, datalagring och anpassning. Dock innebär det vanligtvis högre initiala kostnader för hårdvara och licenser, samt behovet av ett IT-team för underhåll och support.

Molnbaserat (on-cloud)

Molnbaserade affärssystem är tillgängliga online och underhålls av tjänsteleverantören. Dessa system erbjuder större flexibilitet och tillgänglighet, eftersom användare kan komma åt systemet från vilken plats som helst med internetanslutning. Initiala kostnader är ofta lägre, eftersom det inte krävs någon investering i hårdvara. Molnbaserade system är idealiska för företag som behöver skalbarhet och enkel tillgång till innovation och uppdateringar.

Funktioner i ett affärssystem

Ett affärssystem innehåller en rad viktiga funktioner som är avgörande för att effektivisera och hantera olika aspekter av ett företags verksamhet. Dessa funktioner omfattar allt från ekonomi och kundrelationer till detaljerad finansrapportering och redovisning.

Ekonomi

Ekonomifunktionen i ett affärssystem hanterar all finansiell information och transaktioner inom företaget. Det inkluderar hantering av kund- och leverantörsfakturor, betalningar, budgetering och finansiell planering. Effektiva ekonomifunktioner bidrar till bättre kontroll över företagets finansiella hälsa och underlättar för företagsledning att fatta välgrundade ekonomiska beslut.

CRM

CRM-funktionen fokuserar på att hantera företagets interaktioner och relationer med nuvarande och potentiella kunder. Den omfattar allt från kunddatahantering, försäljningshantering, marknadsföringsaktiviteter, kundservice och support. CRM-system hjälper till att samla och analysera kundinformation, vilket möjliggör mer målinriktad kommunikation och förbättrad kundnöjdhet.

Finansrapportering och redovisning

Denna funktion innefattar skapandet av detaljerade finansiella rapporter och redovisningsdokument. Det handlar om allt från resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalyser till skatterapportering. Detta är avgörande för att uppfylla lagstadgade krav och för att ge insikt i företagets finansiella prestanda och trender över tid.

HR & löneadministration

HR- och löneadministrationsfunktionen i ett affärssystem hjälper till att hantera personalrelaterade uppgifter. Det inkluderar allt från anställningsinformation, lönehantering, förmåner, frånvarohantering till prestationsevaluering. Genom att automatisera dessa processer förbättras effektiviteten och noggrannheten i hanteringen av personalresurser.

Projekthantering

Projekthanteringsfunktionen fokuserar på att planera, organisera och hantera företagets projekt. Detta innefattar tidsplanering, resursallokering, uppgiftshantering och framstegsövervakning. Effektiv projekthantering inom ett affärssystem hjälper till att hålla projekten inom budget och tidsramar.

Lager och logistik

Lager- och logistikfunktionen hanterar alla aspekter av lagerhållning och varudistribution. Detta inkluderar lagerstyrning, orderhantering, transportplanering och spårning av leveranser. Genom att integrera dessa processer säkerställs att rätt produkter är tillgängliga vid rätt tidpunkt och på rätt plats.

Inköp och orderhantering

Denna funktion hanterar processerna för inköp av varor och tjänster samt orderhantering från kunder. Det innefattar skapande av inköpsordrar, leverantörsval, orderbehandling och fakturering. Effektiv hantering av dessa processer är avgörande för att upprätthålla en smidig verksamhet och god kundservice.

AI

Tidningen Balans skriver om hur man med användning av AI i sitt affärssystem kan automatisera rutinmässiga uppgifter, förutsäga trender och kundbeteenden samt optimera affärsprocesser. Detta frigör värdefull tid för att fördjupa sig i insikter och strategisk analys, vilket kan leda till bättre beslutsfattande och ökad effektivitet i sin verksamhet.